Miten perustamme uuden yhteisön Qumunaan?

Lyhyt vastaus: aloittakaa pienellä, käyttökelpoisella asetuksella sen sijaan, että yrittäisitte konfiguroida kaikki ominaisuudet kerralla. Sopikaa yhteisön tarkoituksesta, kuka vastaa mistäkin alueesta ja mihin virallinen tieto sijoitetaan. Testatkaa tiedotteet, keskustelut, tapahtumat, tiedostot ja yksi päätös vaihtelevan jäsenryhmän kanssa ennen kuin kutsutte kaikki mukaan.

Mitä meidän pitäisi päättää ennen tilan luomista?

Kirjoittakaa lyhyt tarkoituslauseke ja nimekää henkilöt, jotka vastaavat hallinnosta, moderaatiosta ja jäsenille tarjottavasta tuesta. Listatkaa ensimmäiset kolme–viisi tehtävää, jotka yhteisön on tehtävä luotettavasti, kuten tiedotteen jakaminen, palautteen kerääminen, tapahtuman järjestäminen, sääntöjen julkaiseminen tai komitean asiakirjan luovuttaminen. Tämä lista antaa käyttöönotolle tarkoituksen ja estää käyttämättömien osioiden aiheuttaman sekaannuksen jäsenille.

Miten ensimmäinen versio kannattaa konfiguroida?

Perustakaa vain ne alueet, joita kyseiset tehtävät tarvitsevat. Antakaa tiedotteille, keskusteluille, tapahtumille, äänestyksille, tiedostoille ja käsikirjamateriaalille erilliset tarkoitukset selkeällä kielellä. Lisätkää nimettyjä ylläpitäjiä ja moderaattoreita sen sijaan, että jaaisitte yhden tilin, ja varmistakaa, että pienemmät ryhmät tai alayhteisöt heijastavat todellisia vastuita. Tarkastakaa current feature overview ja live pricing page saatavilla olevien toimintojen ja suunnitelmarajojen osalta.

Mikä tulisi olla valmiina ennen pilottia?

Julkaiskaa lyhyt tervetulotoivotus, käyttäytymisodotukset, yhteydenottoreitti käyttöongelmia varten sekä nykyiset säännöt tai jäsenille tarvittavat viitedokumentit. Valmistelkaa yksi realistinen tiedote, keskustelu, tapahtuma, tiedosto ja äänestys. Pitäkää henkilökohtaiset tiedot poissa laajasti näkyvästä materiaalista, ellei kohdeyleisö ja tarkoitus ole selviä.

Keiden pitäisi osallistua pilottiin?

Kutsukaa mukaan ihmisiä erilaisista rooleista, eri laitteilla, erilaisilla itsevarmuuden tasoilla ja eri saavutettavuustarpeilla. Sisällyttäkää mukaan ainakin yksi henkilö, joka ei osallistunut rakenteen suunnitteluun. Pyytäkää heitä suorittamaan tehtäviä ilman opastusta: löytämään säännön, vastaamaan tapahtumaan, seuraamaan keskustelua, paikantamaan tiedoston ja ymmärtämään tiedotteen. Kirjatkaa ylös, missä sanavalinnat, navigaatio, ilmoitukset tai käyttöoikeudet aiheuttavat epävarmuutta.

Milloin kannattaa avata kaikille?

Julkaiskaa vasta, kun pilotin olennaiset tehtävät toimivat ja ne henkilöt, jotka tulevat hallinnoimaan ja moderoimaan yhteisöä, tuntevat vastuunsa. Selittäkää, mihin uusi tila on tarkoitettu, missä viralliset ilmoitukset ja päätökset julkaistaan, miten jäsenet voivat saada apua ja poistetaanko vanhempi kanava käytöstä. Vältäkää jokaisen keskustelun toistamista eri työkaluissa; se tekee totuuden lähteestä epäselvän.

Mitä tulisi tarkistaa julkaisun jälkeen?

Asettakaa tarkastuspäivä, esimerkiksi neljä viikkoa julkaisun jälkeen. Kysykää jäseniltä, löytävätkö he ajantasaisen tiedon, ymmärtävätkö he, mihin laittaa viestinsä, ja hallitsevatko he ilmoituksia. Tarkistakaa vastaamattomat kysymykset, toistuvat tukipyynnöt ja moderaatiotyö. Säädkää rakennetta, kun todisteet osoittavat ongelman, samalla kun säilytätte otsikot ja odotukset riittävän ennallaan, jotta ohjeistus pysyy hyödyllisenä.

Aiheeseen liittyvät resurssit

• Miten valita jäsenlähtöiselle yhteisölle sopiva alusta
• Miten siirtää yhteisö ryhmäkeskustelun ulkopuolelle
• Mitä meidän tulisi kysyä ennen yhteisöalustan valintaa?

Seuraava vaihe

Kirjoittakaa yhden sivun pilotointisuunnitelma, jossa on tarkoitus, viisi tehtävää, nimetyt ylläpitäjät ja moderaattorit sekä tarkastuspäivä. Kun suunnitelma on valmis, luokaa Qumuna-yhteisö pilotille sen sijaan, että kutsuisitte heti koko jäsenistön.