Usar Qumuna para asociaciones y clubes
By Qumuna Editorial Team · Reviewed by Qumuna Product Review
Las asociaciones y los clubes pueden usar Qumuna para organizar avisos a miembros, el trabajo de comités, eventos, documentos, encuestas y la administración por roles sin hacer que un único chat asuma todas las tareas.
Respuesta breve: use Qumuna como el espacio operativo compartido para una asociación o club cuando los miembros necesiten más que una conversación. Mantenga separados los avisos oficiales, las discusiones, los eventos, los archivos de referencia, las encuestas y los espacios de los comités, y luego vincúlelos en torno a cada actividad.
Diseñe en torno al recorrido del socio
Comience por la incorporación, la orientación, la participación y la salida. Decida cómo se aprueban las invitaciones, dónde encuentran los miembros las normas vigentes, cómo se anuncian los eventos, dónde deben ir las preguntas y quién actualiza los accesos cuando termina un cargo. Qumuna admite invitaciones por correo electrónico, enlaces de invitación compartibles, importación CSV, roles de miembro y suspensión; las personas invitadas deben aceptar antes de unirse.
Dé al trabajo recurrente un lugar estable
- Utilice el manual para las normas, las responsabilidades de los comités y la guía de “cómo trabajamos”.
- Utilice archivos y carpetas para formularios vigentes, documentos de reunión y documentos de referencia.
- Utilice el calendario para sesiones, encuentros, ensayos, reuniones y eventos recurrentes con confirmación de asistencia.
- Utilice los anuncios para los cambios que los miembros deben conocer.
- Utilice las discusiones para preguntas, propuestas e intercambio entre miembros.
- Utilice las encuestas cuando sea apropiado un formato de respuesta consistente.
Use las subcomunidades con intención
Un comité, equipo, capítulo o grupo de trabajo puede necesitar su propio espacio. Las subcomunidades de Qumuna pueden tener su propia visibilidad, y las unidades organizativas pueden agrupar miembros y vincularlos a subcomunidades. Antes de crear una, defina quién debería encontrarla, quién debería ver su contenido y cómo los resultados importantes se incorporan a la asociación en general.
Separe la comunicación con miembros de la publicación externa
Los anuncios de Qumuna sirven a los miembros de la comunidad. Los boletines de Qumuna ofrecen números más completos que los miembros pueden leer; los números publicados también pueden ser públicos y enviarse por correo a los miembros. El envío externo a listas de contactos requiere un plan de pago y el complemento de boletines correspondiente. Consulte la página de precios actual en lugar de copiar los detalles de los planes en directrices permanentes.
Prepárese para la transferencia de responsabilidades de voluntarios
Use cuentas individuales, asigne solo los permisos necesarios y documente quién es responsable de cada tarea recurrente. Revise los administradores y moderadores tras las elecciones o los cambios en los comités. Mantenga plantillas y directrices actualizadas en el manual o en los archivos para que un nuevo voluntario no dependa del correo o del dispositivo de su predecesor.
Recursos relacionados
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Siguiente paso
Asigne un mes de trabajo recurrente del club o la asociación a las seis secciones anteriores. Utilice la descripción general de funciones para confirmar las capacidades actuales y, a continuación, realice una prueba piloto con un comité y un pequeño grupo de miembros.
