Mitä meidän pitäisi kysyä ennen yhteisöalustan valintaa?

Lyhyt vastaus: hyvä valintaprosessi yhdistää tuotteen todisteet omiin työnkulkuihisi. Alla olevat kysymykset auttavat jäsenvetoista ryhmää arvioimaan sopivuutta ilman oletusta, että tutuin, halvin tai ominaisuusrikkain vaihtoehto olisi automaattisesti oikea.

Kenelle alusta on tarkoitettu?

Määrittele jäsenet, johtajat, moderaattorit, ylläpitäjät, toimikunnat ja mahdollinen yleisö. Tarkista, miten kutsut, poistumiset, määräaikaiset sulkemiset, roolimuutokset ja pienemmät ryhmät toimivat. Ota arviointiin mukaan ihmisiä, jotka käyttävät eri laitteita, puhuvat eri kieliä, ovat eri itsevarmuustasoilla tai joilla on saavutettavuustarpeita.

Mitkä työnkulut on saatava toimimaan ilman kiertotietä?

Luettele välttämättömät tehtävät: ilmoitukset, keskustelu, kokoukset, tapahtumat, asiakirjat, kuulemiset, äänestykset, moderointi ja vastuun siirto. Testaa jokaista tehtävää alusta loppuun. Tuote voi mainostaa siihen liittyvää ominaisuutta, vaikka se vaatisikin silti manuaalista kopiointia, erillisiä taulukoita tai toista viestintäkanavaa juuri teidän prosessillenne.

Onko tämä keskusteluun vai hallinnoituun yhteisötyöhön?

Joillekin ryhmille riittää nopea jaettu keskustelu. Toiset tarvitsevat erillisiä paikkoja virallisille tiedotteille, aihekohtaisille keskusteluille, rakenteellisille vastauksille, tapahtumille, tiedostoille ja hallinnollisille vastuuille. Lue ryhmäkeskustelujen vertailu ja arvioi ero omien esimerkkienne pohjalta.

Miten jäsenet löytävät ajantasaisen vastauksen?

Kysy, mistä jäsen löytää viimeisimmän säännön, tapahtuman ajan, päätöksen, asiakirjan tai avoimen ehdotuksen. Haku on hyödyllinen, mutta hyvä tietorakenne vähentää tarvetta arvailla avainsanaa tai muistaa, missä keskustelussa vastaus oli.

Miten roolit, raportointi ja moderointi toimivat?

Tarkista, kuka voi julkaista, kutsua, muuttaa rooleja, käsitellä ilmoituksia, poistaa sisältöä ja palauttaa virheitä. Julkaise yhteisön säännöt ja eskalointireitit ennen julkaisua. Varmista, voiko käyttöoikeuksia rajoittaa sopivalle yhteisölle tai alaryhmälle ilman tilien jakamista.

Mitä palveluntarjoaja sanoo tietosuojasta ja turvallisuudesta?

Lue nykyinen tietosuojaseloste, älä pelkkää markkinointitekstiä. Tunnista kerättävät tiedot, käyttötarkoitukset, alihankkijat, säilytyskäytännöt, tilin poisto, ikärajoitukset ja jäsenten hallintamahdollisuudet. Qumuna:n nykyiset lähteet ovat sen tietosuojaseloste, lapsiturvallisuusohjeet ja Do No Harm -lähestymistapa.

Sopiiko päätöksentekoprosessimme?

Tarkista, mitä vastausmuotoja on saatavilla ja täytyykö organisaatiosi noudattaa perustuslaillisia, sopimusperäisiä, lakisääteisiä tai salassapitovaatimuksia. Tuotteen kyselyominaisuus voi järjestää vastauksia ilman, että se automaattisesti täyttää kaikkia muodollisia äänestysvaatimuksia.

Mitä se maksaa nyt ja myöhemmin?

Tarkista hinnoitteluyksikkö, jäsenrajoitukset, tallennustila, lisäosat, julkinen käyttöoikeus, tuki ja mitä tapahtuu, kun yhteisö kasvaa tai vähenee. Koska hinnastot voivat muuttua, linkitä palveluntarjoajan ajantasaiselle hinnoittelulähteelle. Qumuna: käytä ajantasaista hinnoittelusivua; jäsenet liittyvät ilmaiseksi ja yhteisön omistaja hallinnoi yhteisön tilausta.

Voiko tuleva vapaaehtoinen ottaa vastuun turvallisesti?

Suosi nimettyjä tilejä, dokumentoituja rooleja, jaettua viitemateriaalia ja selkeää luovutusprosessia. Testaa, pystyykö uusi ylläpitäjä ymmärtämään rakenteen ilman edeltävän vapaaehtoisen laitetta, yksityistä sähköpostilaatikkoa tai muistoja.

Mitä pitäisi pilotoida?

Pilotoi yksi ilmoitus, yksi keskustelu, yksi tapahtuma, yksi asiakirja ja yksi rakenteinen päätös edustavien jäsenten kanssa. Kirjaa ylös valmistuminen, epäselvyydet, ilmoitusten kuormitus ja löydettävyys viikon kuluttua. Käy todisteet läpi niiden ihmisten kanssa, jotka tulevat käyttämään ja ylläpitämään alustaa.

Aiheeseen liittyvät resurssit

• Miten valita alusta jäsenvetoiselle yhteisölle
• Miten siirtää yhteisö ryhmäkeskustelun ulkopuolelle
• Käytännöllinen prosessi läpinäkyville yhteisöpäätöksille

Seuraava vaihe

Valitse viisi kysymystä, jotka edustavat suurinta riskiä yhteisöllesi ja jotka vaativat todisteita aidosta pilotista. Käytä Qumuna-ominaisuuksien yleiskatsausta ja ajantasaista hinnoittelusivua, jos Qumuna on vaihtoehtojesi lyhyellä listalla.