Kuinka käyttää Qumuna-ilmoituksia selkeästi

Lyhyt vastaus: Qumuna-ilmoitukset ovat tiedotusluonteisia julkaisuja yhteisön päivityksille. Ne voidaan merkitä normaaliksi, tärkeäksi tai kiireelliseksi, niissä on tuettu kuittauksia ja emojireaktioita, ja ne voivat sisältää kuvia. Käytä niitä selkeän lähdeviestin luomiseen, ja kohdista keskustelu- tai tapahtumatoiminta oikeaan osioon.

Mitä ilmoitukseen kuuluu

Hyviä käyttötapauksia ovat muuttunut kokousaika, ylläpitohuomautus, kuulemisen avaaminen, julkaistu päätös tai määräaika, joka jäsenien tulisi tietää. Ilmoituksen tulisi vastata nopeasti neljään kysymykseen: mitä muuttui, ketä se koskee, mitä heidän pitää tehdä ja milloin.

Vältä merkitsemästä viestejä kiireellisiksi pelkästään huomion lisäämiseksi. Jos kaikki viestit ovat kiireellisiä, jäsenet eivät pysty erottamaan, mitkä ilmoitukset vaativat välitöntä toimintaa. Sopikaa yksinkertaiset paikalliset määritelmät normaaleille, tärkeille ja kiireellisille viesteille ja sisällyttäkää ne käsikirjaan.

Kirjoita nopeasti silmäiltäväksi ja toimintaan ohjaavaksi

• Aseta otsikkoon konkreettinen aihe, esimerkiksi “Kokous siirretty torstaina klo 19.30.”
• Aloita toiminnalla tai muutoksella, lisää sitten taustatiedot.
• Käytä väliotsikoita ja lyhyitä kappaleita, kun päivitys on pidempi.
• Ilmoita päivämäärät, ajat, paikat ja määräajat selkeästi.
• Kuvaile merkitykselliset kuvat tekstissä ja lisää vaihtoehtoinen teksti aina kun kirjoitusalusta sen tarjoaa.

Käytä kuittauksia harkiten

Kuittaus voi osoittaa, että jäsen on aktiivisesti merkinnyt ilmoituksen luetuksi. Se ei todista ymmärrystä, suostumusta tai offline-toiminnon suorittamista. Kerro viestissä, mitä kuittaus tarkoittaa, erityisesti kun ylläpitäjät käyttävät sitä jatkotoimia varten.

Yhdistä ilmoitus seuraavaan työnkulkuun

Jos jäsenten tulee keskustella päivityksestä, linkitä keskusteluun. Jos heidän tulisi osallistua, linkitä tapahtumaan. Jos heidän pitää vastata rakenteellisiin kysymyksiin, linkitä kyselyyn. Tämä pitää ilmoituksen tiiviinä ja antaa osallistumiselle sopivan paikan.

Ennen julkaisemista

1. Varmista, että vastaanottajat ja yhteisö ovat oikein.
2. Tarkista nimet, päivämäärät, linkit ja yhteystiedot.
3. Poista henkilötiedot, joita koko yleisö ei tarvitse.
4. Esikatsele ensimmäinen kappale pienellä näytöllä.
5. Nimeä henkilö tai rooli, johon jäsenet voivat ottaa yhteyttä kysymyksissä.

Aiheeseen liittyvät resurssit

• Miten keskustelut ja moderointi toimivat yhdessä
• Käytännön prosessi läpinäkyville yhteisöpäätöksille
• Qumuna asumis- ja vuokralaisryhmille

Seuraava vaihe

Luo lyhyt ilmoitusmalli, jossa on kentät muutokselle, vaikutusalueelle, toiminnolle, määräajalle ja yhteyshenkilölle. Katso koko Qumuna-ominaisuuksien yleiskatsaus ennen kuin päätätte, miten ilmoitukset sopivat muihin viestintäkanaviinne.