Qumuna yhdistyksille ja seuroille

By Qumuna Editorial Team · Reviewed by Qumuna Product Review

Yhdistykset ja seurat voivat käyttää Qumuna-palvelua jäsentiedotteiden, toimikuntatyön, tapahtumien, asiakirjojen, äänestysten ja roolipohjaisen hallinnon järjestämiseen ilman, että yksi keskustelu kantaa kaikkia tehtäviä.

Lyhyt vastaus: käytä Qumuna-palvelua yhdistyksen tai seuran yhteisenä toimintakotina, kun jäsenet tarvitsevat enemmän kuin keskustelua. Pidä viralliset tiedotteet, keskustelut, tapahtumat, viitetiedostot, äänestykset ja toimikuntatilat erillään, ja linkitä ne kunkin toiminnon ympärille.

Suunnittele jäsenpolun ympärille

Aloita liittymisestä, perehdytyksestä, osallistumisesta ja eroamisesta. Päätä, miten kutsut hyväksytään, mistä jäsenet löytävät voimassa olevat säännöt, miten tapahtumat ilmoitetaan, mihin kysymykset kuuluvat ja kuka päivittää käyttöoikeudet, kun rooli päättyy. Qumuna tukee sähköpostikutsuja, jaettavia kutsulinkkejä, CSV-tuontia, jäsenrooleja ja jäsenten keskeytystä; kutsuttujen on hyväksyttävä kutsu ennen liittymistä.

Anna toistuville tehtäville pysyvä paikka

Käytä käsikirjaa sääntöihin, toimikuntien vastuisiin ja ohjeisiin “miten toimimme”.
Käytä tiedostoja ja kansioita ajantasaisiin lomakkeisiin, kokouspapereihin ja viitedokumentteihin.
Käytä kalenteria istuntoihin, otteluihin, harjoituksiin, kokouksiin ja toistuviin tapahtumiin, joihin voi ilmoittautua.
Käytä tiedotteita muutoksille, jotka jäsenten on huomioitava.
Käytä keskusteluja kysymyksille, ehdotuksille ja jäsenkeskustelulle.
Käytä kyselyjä, kun tarvitaan yhtenäistä vastausmuotoa.

Käytä alayhteisöjä harkiten

Toimikunta, tiimi, osasto tai työryhmä saattaa tarvita oman tilan. Qumuna-alayhteisöillä voi olla oma näkyvyytensä, ja organisaatioyksiköt voivat ryhmitellä jäseniä ja linkittää heidät alayhteisöihin. Ennen kuin luot sellaisen, määrittele kuka sen löytää, kuka näkee sen sisällön ja miten tärkeät tulokset palautuvat laajempaan yhdistykseen.

Erottele jäsenviestintä ulkoisesta julkaisemisesta

Qumuna-tiedotteet palvelevat yhteisön jäseniä. Qumuna-uutiskirjeet tarjoavat sisältörikkaampia julkaisuja, joita jäsenet voivat lukea; julkaistut numerot voivat myös olla julkisia ja lähetettäviä jäsenille sähköpostitse. Ulkoisten osoitelistojen kautta tehtävä sähköpostitus vaatii maksullisen tilauksen ja siihen kuuluvan uutiskirjelaajennuksen. Tarkista ajantasainen hinnoittelusivu sen sijaan, että kopioisit tilauskohtaiset tiedot pysyvään ohjeistukseen.

Valmistaudu vapaaehtoisten tehtävien siirtoon

Käytä henkilökohtaisia tilejä, anna vain tarvittavat oikeudet ja dokumentoi, kuka omistaa kunkin toistuvan tehtävän. Tarkista järjestelmänvalvojat ja moderaattorit vaalien tai toimikuntamuutosten jälkeen. Pidä ajantasaiset mallipohjat ja ohjeet käsikirjassa tai tiedostoissa, jotta uusi vapaaehtoinen ei ole riippuvainen edeltäjän sähköpostilaatikosta tai laitteesta.

Aiheeseen liittyvät resurssit

Seuraava askel

Jaa yhden kuukauden toistuva yhdistyksen tai seuran työ edellä mainittuihin kuuteen osioon. Käytä ominaisuuskatsausta vahvistaaksesi nykyiset toiminnot, ja toteuta sitten pilotti yhdellä toimikunnalla ja pienellä jäsenryhmällä.