Comment utiliser clairement les annonces Qumuna

By Qumuna Editorial Team · Reviewed by Qumuna Product Review

Utilisez les annonces pour l'information dont la communauté doit prendre connaissance, pas pour chaque conversation. Donnez à chaque mise à jour un titre spécifique, une action requise, une échéance et un lien vers la discussion ou l'événement approprié.

Réponse courte : Les annonces Qumuna sont des publications diffusées pour les mises à jour de la communauté. Elles peuvent être marquées comme normales, importantes ou urgentes, prendre en charge les accusés de lecture et les réactions par emoji, et peuvent inclure des images. Utilisez-les pour établir un message source clair, puis renvoyez l'activité de discussion ou d'événement vers la section appropriée.

Ce qui doit figurer dans une annonce

Parmi les bons usages : un changement d'heure de réunion, un avis de maintenance, l'ouverture d'une consultation, une décision publiée, ou une échéance que les membres doivent connaître. Une annonce doit répondre rapidement à quatre questions : qu'est-ce qui a changé, qui est concerné, ce qu'ils doivent faire, et pour quand.

Évitez d'utiliser le niveau “urgent” simplement pour attirer l'attention. Si chaque message est urgent, les membres ne pourront pas distinguer quels avis nécessitent une action immédiate. Mettez-vous d'accord sur des définitions locales simples pour les messages normaux, importants et urgents, et incluez ces définitions dans le manuel.

Rédigez pour une lecture rapide et pour l'action

Mettez le sujet concret dans le titre, par exemple “Réunion déplacée à 19h30 jeudi.”
Commencez par l'action ou le changement, puis ajoutez le contexte.
Utilisez des intertitres et des paragraphes courts lorsque la mise à jour est longue.
Indiquez explicitement les dates, heures, lieux et échéances.
Décrivez les images porteuses de sens dans le texte environnant et fournissez un texte alternatif lorsque l'interface d'édition le permet.

Utilisez les accusés de lecture avec précaution

Un accusé de lecture peut montrer qu'un membre a activement marqué un avis comme lu. Il ne prouve pas la compréhension, l'accord, ni l'exécution d'une action hors ligne. Indiquez ce que signifie l'accusé dans la publication, en particulier lorsque les administrateurs s'en serviront pour un suivi.

Reliez l'annonce au flux de travail suivant

Si les membres doivent discuter de la mise à jour, liez-la à une discussion. S'ils doivent y assister, liez-la à l'événement. S'ils doivent répondre à des questions structurées, liez-la au sondage. Cela permet de garder l'annonce concise tout en donnant à la participation un endroit adapté.

Avant de publier

Vérifiez que l'audience et la communauté sont correctes.
Vérifiez les noms, dates, liens et coordonnées.
Retirez les informations personnelles dont l'ensemble du public n'a pas besoin.
Prévisualisez le premier paragraphe sur un petit écran.
Indiquez la personne ou le rôle à contacter pour les questions.

Ressources associées

Prochaine étape

Créez un modèle d'annonce court avec des champs pour le changement, les membres concernés, l'action, l'échéance et le contact. Consultez la aperçu complet des fonctionnalités Qumuna avant de décider comment les annonces s'intègrent à vos autres canaux de communication.