Utiliser Qumuna pour les associations et les clubs

By Qumuna Editorial Team · Reviewed by Qumuna Product Review

Les associations et les clubs peuvent utiliser Qumuna pour organiser les annonces aux membres, le travail des comités, les événements, les documents, les sondages et l'administration basée sur les rôles, sans confier toutes les tâches à une seule conversation.

En bref : utilisez Qumuna comme le foyer opérationnel partagé d'une association ou d'un club lorsque les membres ont besoin de plus que la conversation. Conservez séparément les avis officiels, les discussions, les événements, les fichiers de référence, les sondages et les espaces de commission, puis reliez-les autour de chaque activité.

Concevez autour du parcours des membres

Commencez par l'adhésion, l'orientation, la participation et le départ. Décidez comment les invitations sont approuvées, où les membres trouvent les règles en vigueur, comment les événements sont annoncés, où poser les questions et qui met à jour les accès lorsqu'un rôle prend fin. Qumuna prend en charge les invitations par e‑mail, les liens d'invitation partageables, l'import CSV, les rôles des membres et la suspension ; les personnes invitées doivent accepter avant de rejoindre.

Donnez un endroit stable au travail récurrent

Utilisez le manuel pour les règles, les responsabilités des comités et les consignes « comment nous travaillons ».
Utilisez les fichiers et dossiers pour les formulaires en cours, les documents de réunion et les documents de référence.
Utilisez le calendrier pour les séances, rencontres, répétitions, réunions et événements récurrents avec confirmation de présence (RSVP).
Utilisez les annonces pour les changements que les membres doivent noter.
Utilisez les discussions pour les questions, les propositions et les échanges entre membres.
Utilisez les sondages lorsqu'un format de réponse cohérent est approprié.

Utilisez les sous-communautés de manière délibérée

Un comité, une équipe, une section ou un groupe de travail peut avoir besoin de son propre espace. Les sous-communautés Qumuna peuvent avoir leur propre visibilité, et les unités organisationnelles peuvent regrouper des membres et les lier à des sous-communautés. Avant d'en créer une, définissez qui doit la trouver, qui doit voir son contenu et comment les résultats importants sont renvoyés à l'association au sens large.

Séparez la communication aux membres de la publication externe

Les annonces Qumuna s'adressent aux membres de la communauté. Les newsletters Qumuna offrent des numéros plus riches que les membres peuvent lire ; les numéros publiés peuvent aussi être publics et envoyés par e‑mail aux membres. L'envoi d'e‑mails vers des listes de contacts externes nécessite un abonnement payant et le module complémentaire newsletter applicable. Consultez la page des tarifs en vigueur plutôt que de recopier les détails des plans dans des directives permanentes.

Préparez la passation entre bénévoles

Utilisez des comptes individuels, n'attribuez que les permissions nécessaires et documentez qui est responsable de chaque tâche récurrente. Passez en revue les administrateurs et modérateurs après les élections ou les changements de comité. Gardez des modèles et des consignes à jour dans le manuel ou les fichiers afin qu'un nouveau bénévole ne dépende pas de la boîte de réception ou de l'appareil d'un prédécesseur.

Ressources connexes

Étape suivante

Cartographiez un mois de travail récurrent du club ou de l'association selon les six sections ci‑dessus. Utilisez l'aperçu des fonctionnalités pour confirmer les capacités actuelles, puis réalisez un pilote avec un comité et un petit groupe de membres.