Hur man använder Qumuna-meddelanden tydligt
By Qumuna Editorial Team · Reviewed by Qumuna Product Review
Använd meddelanden för information som gemenskapen behöver uppmärksamma, inte för varje konversation. Ge varje uppdatering en specifik titel, nödvändig åtgärd, tidsfrist och länk till rätt diskussion eller evenemang.
Kort svar: Qumuna-meddelanden är sändningsinlägg för gemenskapsuppdateringar. De kan märkas som normal, viktig eller brådskande, stöder bekräftelser och emoji-reaktioner, och kan innehålla bilder. Använd dem för att etablera ett tydligt huvudbudskap, och skicka sedan diskussioner eller evenemangsaktiviteter till rätt avsnitt.
Vad som hör hemma i ett meddelande
Bra användningsområden är ändrad mötestid, ett underhållsmeddelande, öppnandet av ett samråd, ett publicerat beslut eller en tidsgräns som medlemmarna bör känna till. Ett meddelande bör snabbt besvara fyra frågor: vad som förändrats, vem som berörs, vad de behöver göra och när.
Undvik att använda den brådskande nivån bara för att öka uppmärksamheten. Om varje inlägg är brådskande kan medlemmar inte avgöra vilka meddelanden som kräver omedelbar åtgärd. Kom överens om enkla lokala definitioner för vad som räknas som normal, viktig och brådskande och inkludera dessa i handboken.
Skriv för skumläsning och åtgärd
- Sätt det konkreta ämnet i titeln, till exempel “Mötet flyttat till 19:30 på torsdag.”
- Börja med åtgärden eller förändringen, lägg sedan till kontext.
- Använd rubriker och korta stycken när uppdateringen är längre.
- Ange datum, tider, platser och tidsgränser uttryckligen.
- Beskriv meningsfulla bilder i omgivande text och ange alternativtext där redigeringsverktyget tillåter det.
Använd bekräftelser med eftertanke
En bekräftelse kan visa att en medlem aktivt markerat ett meddelande som läst. Den bevisar inte förståelse, samtycke eller att en offline-åtgärd är slutförd. Ange vad bekräftelsen innebär i inlägget, särskilt när administratörer kommer att använda den för uppföljning.
Koppla meddelandet till nästa arbetsflöde
Om medlemmar bör diskutera uppdateringen, länka till en diskussion. Om de bör närvara, länka till evenemanget. Om de ska besvara strukturerade frågor, länka till omröstningen. Detta håller meddelandet kort samtidigt som deltagandet får en lämplig plats.
Innan publicering
- Bekräfta att målgruppen och gemenskapen är korrekta.
- Kontrollera namn, datum, länkar och kontaktuppgifter.
- Ta bort personuppgifter som hela publiken inte behöver.
- Förhandsgranska första stycket på en liten skärm.
- Ange person eller roll som medlemmar ska kontakta vid frågor.
Relaterade resurser
- Hur diskussioner och moderering fungerar tillsammans
- En praktisk process för transparenta gemenskapsbeslut
- Att använda Qumuna för bostads- och hyresgästgrupper
Nästa steg
Skapa en kort mall för meddelanden med fält för förändringen, berörda medlemmar, åtgärd, tidsgräns och kontakt. Se den fullständiga Qumuna funktionsöversikt innan du bestämmer hur meddelanden passar in med dina andra kommunikationskanaler.
