Använd Qumuna för föreningar och klubbar

By Qumuna Editorial Team · Reviewed by Qumuna Product Review

Föreningar och klubbar kan använda Qumuna för att organisera medlemsmeddelanden, styrelsearbete, evenemang, dokument, omröstningar och rollbaserad administration utan att låta en enda chatt bära alla uppgifter.

Kort svar: använd Qumuna som det delade operativa hemmet för en förening eller klubb när medlemmarna behöver mer än konversation. Håll officiella meddelanden, diskussioner, evenemang, referensfiler, omröstningar och kommittéutrymmen åtskilda, och länka dem sedan runt varje aktivitet.

Planera kring medlemsresan

Börja med inträde, introduktion, deltagande och avgång. Bestäm hur inbjudningar godkänns, var medlemmarna hittar gällande regler, hur evenemang annonseras, var frågor hör hemma och vem som uppdaterar åtkomst när en roll avslutas. Qumuna stöder e-postinbjudningar, delbara inbjudningslänkar, CSV-import, medlemsroller och avstängning; inbjudna personer måste acceptera innan de går med.

Ge återkommande arbete en stabil plats

Använd handboken för regler, kommittéansvar och vägledning om “hur vi arbetar”.
Använd filer och mappar för aktuella formulär, möteshandlingar och referensdokument.
Använd kalendern för sessioner, matcher, repetitioner, möten och återkommande evenemang med RSVP.
Använd meddelanden för förändringar som medlemmarna behöver uppmärksamma.
Använd diskussioner för frågor, förslag och utbyte mellan medlemmar.
Använd omröstningar när ett konsekvent svarsformat är lämpligt.

Använd undergemenskaper med eftertanke

En kommitté, ett team, ett kapitel eller en arbetsgrupp kan behöva ett eget utrymme. Qumuna-undergemenskaper kan ha egen synlighet, och organisatoriska enheter kan gruppera medlemmar och länka dem till undergemenskaper. Innan ni skapar en, definiera vem som ska hitta den, vem som ska se dess innehåll och hur viktiga resultat återförs till den bredare föreningen.

Separera medlemskommunikation från extern publicering

Qumuna-meddelanden är avsedda för communitymedlemmar. Qumuna-nyhetsbrev ger mer omfattande nummer som medlemmarna kan läsa; publicerade nummer kan också vara offentliga och skickas via e-post till medlemmar. E-postutskick till externa kontaktlistor kräver en betald plan och det tillämpliga nyhetsbrevs-tillägget. Kontrollera den aktuella prissättningssidan istället för att kopiera planuppgifter till löpande riktlinjer.

Förbered för överlämning mellan frivilliga

Använd individuella konton, tilldela endast nödvändiga behörigheter och dokumentera vem som ansvarar för varje återkommande uppgift. Granska administratörer och moderatorer efter val eller kommittéförändringar. Behåll aktuella mallar och riktlinjer i handboken eller i filer så att en ny frivillig inte är beroende av en föregångares inkorg eller enhet.

Relaterade resurser

Nästa steg

Kartlägg en månads återkommande klubb- eller föreningsarbete till de sex avsnitten ovan. Använd översikten över funktioner för att bekräfta den aktuella funktionaliteten, och genomför sedan en pilot med en kommitté och en liten grupp medlemmar.