Käytännöllinen prosessi läpinäkyville yhteisöpäätöksille

Lyhyt vastaus: läpinäkyvyys syntyy selkeästä prosessista, ei yhdestä työkalusta tai suuresta viestimäärästä. Jäsenten tulisi tietää, mitä päätetään, kuka voi osallistua, mikä tieto on olennaista, milloin mielipiteet sulkeutuvat, miten lopputulos määräytyy ja missä lopullinen tallenne säilyy.

1. Muotoile yksi päätös selkeästi

Kirjoita päätös kysymykseksi, johon voidaan vastata. Selitä, miksi se tuodaan nyt esille, mikä kuuluu ja mikä ei kuulu käsittelyyn, ja kuka on vastuussa seuraavasta askeleesta. Jos useita itsenäisiä kysymyksiä on piilotettu yhden ehdotuksen sisään, erota ne ennen keskustelun aloittamista.

2. Ilmoita osallistumissäännöt ennen vastausten keräämistä

Määrittele, kuka saa keskustella, kuka saa äänestää, onko käytössä kvorum tai jokin kynnys, ja mikä käytäntö tai laki asettaa nämä säännöt. Qumuna voi tukea keskustelua ja kyselyitä, mutta organisaatio on vastuussa siitä, päättääkö se, onko alustan kysely sopiva muodolliseen tai laillisesti säädeltyyn äänestykseen.

3. Aseta lähdeaineisto ehdotuksen viereen

Käytä käsikirjaa tai jaettuja tiedostoja nykyisistä käytännöistä, arvioista, kokousmuistiinpanoista ja muusta näytöstä. Anna asiakirjoille kuvaavat nimet ja päivämäärät. Linkitä asiaankuuluva materiaali ilmoituksesta tai keskustelun avauksesta niin, että jäsenet eivät joudu rekonstruoimaan kontekstia aiemmista viesteistä.

4. Erottele ilmoitus, keskustelu ja vastaus

Käytä ilmoitusta jäsenten tiedottamiseen, keskusteluketjua kysymyksiin ja vaihtoehtoihin sekä kyselyä, kun rakenteellinen vastaus on sopiva. Näiden toimintojen erottaminen vähentää riskiä, että päätöskysymys katoaa kommenttien joukkoon tai että satunnainen reaktio tulkitaan äänestykseksi.

5. Moderoi prosessia, älä näkökulmia

Julkaise käytösodotukset ennen keskustelua. Moderaattorien tulisi soveltaa näitä odotuksia johdonmukaisesti, pitää keskustelu rajojen sisällä ja käsitellä ilmoitettu sisältö dokumentoidun prosessin mukaisesti. Qumuna tarjoaa Do No Harm -lähestymistavan, joka selittää sen turvallisuus- ja vastuullisuusperiaatteet; jokaisen yhteisön tulisi myös julkaista jäsenilleen sopivat säännöt.

6. Sulje silmukka

Kun ajanjakso päättyy, julkaise lopputulos, käytetty menetelmä, mahdolliset rajoitukset ja seuraavat toimenpiteet. Jos päätös siirretään, kerro, mitä näyttöä tai ehtoa vielä tarvitaan. Säilytä lopullinen perustelu vakaassa paikassa ja linkitä siihen alkuperäisestä ilmoituksesta ja keskustelusta.

Uudelleenkäytettävä päätösten tarkistuslista

• Yksi vastattavissa oleva kysymys ja nimetty vastuuhenkilö
• Laajuus, tausta ja linkitetty näyttö
• Osallistumis- ja kelpoisuussäännöt
• Aloitus- ja päättymisajat
• Keskustelu- ja moderointiodotukset
• Päätöksentekomenetelmä ja mahdollinen kynnys
• Julkaistu tulos ja jatkotoimien vastuuhenkilö

Liittyvät resurssit

• Miten Qumuna-kyselyt tukevat jäsenneltyä osallistumista
• Miten käyttää Qumuna-ilmoituksia selkeästi
• Miten keskustelu ja moderointi toimivat yhdessä

Seuraava askel

Kopioi tarkistuslista yhteisösi käsikirjaan ja käytä sitä valmistellaksesi yhtä tulevaa päätöstä. Tutustu asiaankuuluviin viestintä- ja osallistumistyökaluihin Qumuna-ominaisuuksien sivulla.