Kuinka siirtää yhteisö ryhmäkeskustelun ulkopuolelle

Lyhyt vastaus: älä migraa kopioimalla koko viestihistoriaa uuteen alustaan. Sopikaa ratkaistavat ongelmat, suunnitelkaa yksinkertainen sisältökartta, siirtäkää ajantasainen tieto, pilotoikaa edustavien jäsenten kanssa ja sopikaa selkeä päivämäärä, jonka jälkeen virallinen toiminta tapahtuu uudessa paikassa.

1. Nimeä ongelma, jonka jäsenet tunnistavat

Esimerkkejä ovat ohitetut tiedotteet, toistuvat kysymykset, päätökset, joita ei löydetä, tapahtumatiedot hajallaan viesteissä, epäselvä moderointi tai riippuvuus yhdestä ylläpitäjästä. Selitä muutos näiden ongelmien näkökulmasta sen sijaan, että esittelisit uuden työkalun itseisarvona.

2. Määrittele uusi tietokartta

Kirjoita lyhyt sääntö jokaiselle tilalle. Qumunassa ilmoitus on päivitys, johon jäsenet pitäisi kiinnittää huomiota; keskustelu on aihe, jota voi käsitellä; tapahtuma sisältää ajan ja ilmoittautumistiedot; kysely kerää jäsenten jäsenneltyjä vastauksia; tiedostot ja käsikirja pitävät sisällään ajantasaisen viitetiedon. Pidä kartta sen verran lyhyenä, että sen muistaa.

3. Siirrä nykyinen tietämys, älä keskustelumelua

Tunnista aktiiviset säännöt, yhteydenottoreitit, tulevat tapahtumat, avoimet päätökset ja usein käytetyt asiakirjat. Kirjoita tai tiivistä ne uuteen rakenteeseen päivämäärien ja vastuuhenkilöiden kanssa. Säilytä vanhan chatin vienti, kun se on lainmukaista ja tarpeen, mutta älä julkaise uudelleen yksityisiä keskusteluja ilman selkeää tarvetta ja asianmukaista lupaa.

4. Pilotoi kokonaisia työnkulkuja

Pyydä pientä, monipuolista ryhmää suorittamaan tehtäviä, kuten säännön etsiminen, tapahtumaan vastaaminen, keskustelun seuraaminen ja julkaistun päätöksen paikantaminen. Ota mukaan jäseniä, jotka käyttävät pienempiä näyttöjä, apuvälineitä tai vähemmän tuttuja laitteita. Muokkaa tunnisteita, ilmoituksia ja ohjeita ennen täyttä siirtoa.

5. Aseta siirtymäpäivä ja kanavan sääntö

Ilmoita, milloin uusi alusta toimii virallisten tiedotteiden ja päätösten lähteenä. Rajatun siirtymäajan aikana julkaise vanhassa chatissa lyhyitä opasteita sen sijaan, että kopioisit jokaista keskustelua. Kopiointi saa jäsenet epävarmoiksi siitä, kumpi versio on ajantasainen, ja tuottaa ylläpitäjille kaksinkertaisen työn.

6. Tue ihmisiä ilman, että raja heikkenee

Tarjoa lyhyitä perehdytyssessioita, selkokielinen pikaopas ja yhteydenottotapa käyttöongelmissa. Auta jäseniä ottamaan käyttöön sopivat ilmoitukset. Jos joku julkaisee virallisen kysymyksen vanhassa chatissa siirron jälkeen, vastaa osoittamalla oikea paikka ja tarjoamalla suoraa apua sen sijaan, että käynnistäisit rinnakkaisen työnkulun uudelleen.

7. Tarkista kuukauden kuluttua

Kysy, voivatko jäsenet löytää tärkeät tiedot, ymmärtävätkö he, mihin julkaista, ja hallitsevatko he ilmoituksia. Tarkista käyttämättömät alueet, epäselvät käyttöoikeudet ja kaksoissisältö. Muuta rakennetta, kun todisteet osoittavat ongelman, mutta vältä usein tapahtuvaa uudelleennimeämistä, joka tekee ohjeista vanhentuneita.

Aiheeseen liittyviä resursseja

• Yhteisöalusta vai ryhmäkeskustelu: kumpi sopii?
• Kuinka käyttää Qumuna-ilmoituksia selkeästi
• Miten keskustelut ja moderointi toimivat yhdessä

Seuraava vaihe

Kirjoita viisirivinen tietokartta yhteisöllesi ja testaa se kahden jäsenen kanssa, jotka eivät osallistuneet sen suunnitteluun. Jos Qumuna on valitsemasi alusta, luo pilottiyhteisö sen sijaan, että kutsuisit heti koko jäsenistön.